Full restaurang men tomt konto: de fyra siffror som styr lönsamheten

Varför går en full restaurang ändå med förlust?

Det känns som en bra kväll. Kö vid dörren, personalen springer, kassan tickar. Men en bra dag i kassan säger ingenting om lönsamheten. Varje rätt du säljer drar med sig egna kostnader: råvaror, tiden det tog att laga och servera den, en del av hyran och en del av elräkningen.

Om du säljer mycket men varje rätt lämnar för lite kvar efter sina egna kostnader, då jobbar du bara hårdare mot samma tomma konto. Lösningen är därför sällan att sälja mer. Den är oftast att tjäna mer på det du redan säljer.

För att se det behöver du sluta titta bara på kronor och börja titta på andel av försäljningen, alltså procent. Kronor säger hur stor du är. Procent säger om du är lönsam.

Vilka fyra siffror avgör lönsamheten?

Nästan hela ditt resultat ryms i fyra kostnadsposter. Räkna alltid på försäljning exklusive moms, eftersom momsen aldrig är dina pengar. På restaurang- och cateringtjänster är momsen 12 procent i Sverige.

• Råvarukostnad. Vad maten och drycken du sålde kostade i inköp. Den här posten kan du oftast påverka snabbast, genom inköp, portionsstorlek, svinn och pris.
• Personalkostnad. Löner, arbetsgivaravgifter, OB och sociala kostnader. Styrs mest av hur du bemannar mot gästtrycket, inte av enskilda löner.
• Lokalkostnad. Hyran är oftast fast. Den kan du sällan ändra i veckan, men du kan ändra hur mycket försäljning du får ut av lokalen.
• Allt övrigt. El, försäkring, redovisning, förbrukningsmaterial, avgifter till beställningsappar, marknadsföring och reparationer. Var för sig små poster. Tillsammans ofta större än man tror.

Hur mycket kan en liten förändring ge?

Det här är ett konstruerat räkneexempel för att visa hur siffrorna hänger ihop. Din verkliga restaurang ser annorlunda ut. Antagandena står med.

Antag att en restaurang omsätter 400 000 kronor i månaden exklusive moms. Kostnaderna fördelar sig så här:

Post	Andel	Kronor
Råvaror	34 %	136 000
Personal	32 %	128 000
Lokal	10 %	40 000
Övrigt	18 %	72 000
Kvar (resultat)	6 %	24 000

Restaurangen går alltså med vinst, men marginalen är tunn. 24 000 kronor kvar av 400 000 i försäljning.

Säg nu att du får ner råvarukostnaden från 34 till 31 procent. Det är tre procentenheter, genom skarpare inköp, mindre svinn och rätt portioner. Ingen extra gäst behövs.

• Ny råvarukostnad: 124 000 kronor. Du sparar 12 000 kronor i månaden.
• Nytt resultat: 36 000 kronor, alltså 9 procent.

Vinsten ökade med hälften. På ett år blir de 12 000 kronorna 144 000 kronor, utan en enda extra kväll med kö. Det är därför de fyra siffrorna är värda din tid. En liten förbättring i procent slår ofta en stor kämpainsats med fler gäster.

Var brukar siffrorna ligga?

Det finns tumregler för hur posterna brukar ligga, men de varierar kraftigt mellan koncept. En pizzeria, en lunchrestaurang och en finkrog har helt olika struktur. Se talen nedan som riktmärken att jämföra dig mot, inte som facit.

• Råvaror hamnar ofta någonstans mellan cirka 28 och 35 procent.
• Personal ligger ofta runt 30 procent, men kan vara både lägre och betydligt högre.
• Råvaror och personal tillsammans, det som ibland kallas prime cost, brukar behöva hållas under ungefär 65 procent för att det ska finnas något kvar till hyra, övrigt och vinst.

Det viktiga är inte att träffa ett exakt tal. Det viktiga är att du känner dina egna tal och följer dem över tid. Ett tal som klättrar månad för månad är en tidig varning, långt innan det syns på kontot.

Hur börjar jag, utan att drunkna i siffror?

Du behöver inget avancerat ekonomisystem för att komma igång. Du behöver din försäljning exklusive moms och dina fyra kostnadsposter, en gång i månaden. Kassasystemet ger dig försäljningen. Bokföringen eller din redovisningskonsult ger dig kostnaderna.

Räkna varje post som andel av försäljningen. Skriv upp talen. Nästa månad gör du om det och jämför. Då ser du åt vilket håll det rör sig, och det är rörelsen som är signalen.

Vad gör du nu?

1. Ta fram tre tal den här veckan: förra månadens försäljning exklusive moms, råvarukostnad och personalkostnad. Räkna de två kostnaderna som procent av försäljningen.
2. Lägg ihop råvaror och personal. Hamnar summan över cirka 65 procent har du hittat var du ska börja gräva.
3. Välj en enda sak att testa i två veckor: mät svinnet i köket en vecka, kontrollräkna portionsstorleken på dina fem mest sålda rätter, eller jämför inköpspriser på dina tre största råvaror mot en annan leverantör. Mät effekten mot samma tal nästa månad.

De fyra siffrorna hänger ihop med varandra. Vill du gräva i en av dem finns en egen guide om snittnotan och en om hur du mäter vilka rätter som faktiskt tjänar pengar.

Sammanfattning

Full lokal är ingen garanti för vinst. Lönsamheten avgörs av hur stor andel av varje krona som blir kvar efter råvaror, personal, lokal och övrigt. Känner du dina fyra procenttal kan du agera där pengarna faktiskt läcker. Den snabbaste hävstången för de flesta är råvarukostnaden, eftersom den går att påverka nästan direkt.