Kvitto och kassaregister: kraven du inte får missa

Kassaregister är inte något du sätter upp en gång och glömmer. Reglerna ändras, och Skatteverket kontrollerar löpande utan att höra av sig i förväg. Den skarpaste deadlinen just nu är 1 januari 2027, då ditt kassaregister måste uppfylla en ny föreskrift. Här går vi igenom vad lagen säger, punkt för punkt.

Vem måste ha kassaregister?

Enligt lagen ska den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort använda kassaregister (39 kap. 4 § skatteförfarandelagen). För en restaurang är detta i praktiken alltid uppfyllt.

Ett viktigt förtydligande från Skatteverket: alla former av elektroniska betalningar, som Swish, jämställs med betalning med kontokort. Kontant betalning omfattar sedlar och mynt, presentkort och kuponger som du löser in hos ett annat företag.

Det betyder att all din försäljning via kontanter, kort och Swish ska registreras i kassaregistret.

Vad ändras 1 januari 2027?

Från och med 1 januari 2027 ska ditt kassaregister uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister (SKVFS 2021:17). Har ditt kassaregister ett så kallat journalminne ska det kunna ta fram registreringar i formatet XML.

Bakgrunden är att tillverkare sedan 1 januari 2023 ska se till att kassaregister med journalminne kan exportera uppgifterna till en fil i XML-format enligt SKVFS 2021:16.

Skatteverket hänvisar den som har frågor om sitt eget kassaregister till kassaregisterleverantören. Ytterligare information finns i föreskriften om användning av kassaregister (SKVFS 2021:18).

Vad förenklades 1 oktober 2025?

Reglerna förenklades på två punkter från 1 oktober 2025. Företag behöver under vissa förutsättningar inte längre anmäla registreringsenheter som tillhör deras kunder, till exempel kunders mobiltelefoner. Undantaget gäller om företaget har anmält minst en egen registreringsenhet med samma kontrollenhet, kontrollsystem och kassaregisterprogram som kundernas enheter.

Dessutom togs regeln om särskilda ID-skyltar på enheterna bort.

Måste kassaregistret vara certifierat?

Ett kassaregister ska vara tillverkardeklarerat, och verksamheter får bara använda tillverkardeklarerade register. Skatteverkets föreskrifter medger att kravet på certifiering är uppfyllt om det i kassaregistersystemet finns ett tillverkardeklarerat kassaregister och en certifierad kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem.

Skatteverket testar inte själv om ett tillverkardeklarerat kassaregister uppfyller kraven. Det är tillverkarens ansvar.

Hur anmäler du kassaregistret?

Innan du börjar använda ett kassaregister ska du anmäla det till Skatteverket via deras e-tjänst. Där kan du också ändra uppgifter, felanmäla eller avanmäla.

Enligt Skatteverket gäller följande vid anmälan:

• Du får en bekräftelse inom två dagar.
• Om ingen ändring kommer in inom 14 dagar skickas ett registreringsbevis.
• Du kan börja använda kassaregistret så fort det är anmält.
• Ändras dina förhållanden ska du anmäla det inom två veckor efter förändringen, till exempel om du skaffar ytterligare ett kassaregister, byter ut det befintliga eller byter adress.

Har företaget flera firmatecknare behöver ett registreringsombud utses. Det beror på att firmatecknare bara har behörighet att läsa företagets uppgifter, inte registrera nya.

Vad ska stå på kassakvittot?

Är du skyldig att använda kassaregister måste du alltid ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto, oavsett om betalningen sker kontant eller med kort. Kvittot kan vara på papper eller i elektronisk form. Ett kvitto på enbart kortbetalningen är inte ett kassakvitto.

Enligt 7 kap. 1 § SKVFS 2021:17 ska kassakvittot innehålla följande uppgifter:

Uppgift på kvittot
Företagets namn och organisationsnummer eller personnummer
Adressen där verksamheten drivs
Försäljningsbelopp för varje slag av vara eller tjänst inklusive moms
Totalt försäljningsbelopp som kunden ska betala
Den moms som belöper på beloppet
Momsens fördelning på olika skattesatser
Kontrollenhetens eller kontrollsystemets tillverkningsnummer
Uppgiften elektroniskt kassakvitto om kvittot är i elektronisk form

En kund som betalar med kontokort ska få ett kassakvitto med uppgift om att betalning skett med kontokort. Ett elektroniskt kassakvitto räknas som framtaget när det är skickat så att kunden kan ta emot och läsa uppgifterna i elektronisk form, till exempel i en smarttelefon.

Vad gäller för kvittokopior?

Har kassaregistret en funktion för kvittokopia, övningskvitto eller pro forma kvitto ska dessa vara tydligt markerade med orden kopia, ovning respektive ej kvitto. Texten ska inte kunna ändras och ska vara minst dubbelt så stor som texten som anger belopp (5 kap. 5 § SKVFS 2021:17).

Kassaregistret får inte kunna skriva ut mer än en kopia av ett kassakvitto, oavsett om det är papper eller elektroniskt (6 kap. 3 § SKVFS 2021:17). Ett kassaregister får heller inte ha funktioner som gör att användaren kan ta bort, förändra eller lägga till uppgifter i redan gjorda registreringar.

Vilka rutiner gäller varje dag?

Skatteverket anger att du alltid ska registrera all försäljning, ge kunderna kassakvitton, registrera växelkassan och spara rätt uppgifter. Konkret innebär det:

• Se till att klockan i registret går rätt.
• Registrera växelkassan vid varje försäljningsdags början (4 kap. 2 § SKVFS 2021:18).
• Skriv ut en Z-dagrapport över dagens försäljning för varje kassaregister som använts, vid dagens slut (4 kap. 5 § SKVFS 2021:18).

Vad gäller om kassan slutar fungera?

Slutar kassaregistret fungera och du väljer att fortsätta sälja utan ett annat kassaregister, måste du dokumentera försäljningen på annat sätt. Fortsätter du sälja utan att registrera försäljningen är det grund för kontrollavgift.

Därför ska du felanmäla kassaregistret till Skatteverket vid längre driftavbrott, så att de kan ta hänsyn till det vid en eventuell bedömning av kontrollavgift.

Hur länge ska du spara uppgifterna?

Kontrollremsor och journalminne är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen. Du ska spara kontrollremsa och journalminne till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

En kontrollenhet som du inte längre använder ska du spara på ett betryggande sätt i minst 12 månader efter att den slutat användas.

Vad kostar det att missa reglerna?

Skatteverket gör regelbundet tillsyns- och kontrollbesök hos företag utan att anmäla det i förväg. Vid besöken kan de göra kundräkningar, kontrollköp, kvittokontroller och kassainventeringar.

Skatteverket kan ta ut en kontrollavgift på 12 500 kronor om du inte uppfyller dina skyldigheter. Sker en ny överträdelse inom ett år är avgiften 25 000 kronor. Det krävs inte att företaget brustit med uppsåt eller av oaktsamhet för att avgiften ska kunna tas ut.

Skatteverket ska ta ut avgiften till exempel när kassaregistret inte uppfyller föreskrivna krav, när företaget inte registrerar en försäljning eller när kunden inte erbjuds kvitto.

Finns det undantag för små verksamheter?

Du behöver inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister om din kontanta och kortbaserade försäljning uppgår till högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader. Då anses försäljningen vara av obetydlig omfattning. Fyra prisbasbelopp för 2026 är 236 800 kronor (4 × 59 200 kronor).

Fakturerad försäljning omfattas inte av kassaregisterkravet. Är du inte skyldig att ha kassaregister är du heller inte skyldig att erbjuda kvitto.

För en restaurang är detta undantag sällan relevant, eftersom omsättningen normalt överstiger gränsen. Det kan däremot vara aktuellt för mycket små verksamheter, som en food truck i uppstart.

Sammanfattning

All försäljning via kontanter, kort och Swish ska in i ett tillverkardeklarerat kassaregister, och kunden ska alltid erbjudas ett kassakvitto med rätt innehåll. Från 1 januari 2027 gäller nya krav enligt SKVFS 2021:17, inklusive XML-export ur journalminnet. Skatteverket gör oanmälda kontrollbesök, och avgiften vid brist är 12 500 kronor, eller 25 000 kronor vid upprepning inom ett år.

Nästa steg

Kontakta din kassaregisterleverantör och be dem bekräfta att systemet uppfyller SKVFS 2021:17 inför 1 januari 2027. Vill du hålla koll på fler regeländringar som påverkar din krog kan du prenumerera på vårt nyhetsbrev.