Så väljer du kassasystem till restaurang: checklista 2026

Att välja kassasystem handlar om två saker samtidigt. Först måste systemet klara Skatteverkets krav på certifierat kassaregister. Sedan kommer allt det praktiska: bordshantering, delade notor, integrationer och pris. Många börjar i fel ände och tittar på funktioner först. Här går vi igenom vad lagen säger, och lägger den redaktionella checklistan ovanpå.

Vilka krav ställer Skatteverket på ett kassaregister?

Kravet på certifierat kassaregister regleras i skatteförfarandelagen (2011:1244), kapitel 39, samt i Skatteverkets föreskrifter i SKVFS-serien. Lagen säger att den som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller betalning med kontokort normalt ska använda ett certifierat kassaregister. Betalning via Swish och andra elektroniska betalningsmedel likställs med kontant betalning.

Kort sagt: säljer du mat och dryck och tar betalt på plats, omfattas du med största sannolikhet.

Vad betyder "certifierat kassaregister"?

Ett kassaregister ska vara tillverkardeklarerat och kopplat till antingen en certifierad kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem. Tillverkaren lämnar en tillverkardeklaration som visar att registret uppfyller föreskrifterna. Registret ska dessutom anmälas till Skatteverket, och förändringar som byte eller avyttring ska också anmälas.

Vad gäller från 1 januari 2027?

Enligt föreskriften SKVFS 2021:17 ställs uppdaterade krav på kassaregister. Har registret ett journalminne ska registreringar kunna tas fram i ett XML-format. Det är en detalj som är värd att fråga leverantören om rakt ut innan du skriver på.

Vad säger reglerna om kvitto och kontroll?

Vid varje försäljning ska ett kvitto tas fram och erbjudas kunden. Skatteverket får göra oanmälda kontrollbesök, kundräkning och kontrollköp för att se att reglerna följs. Vid brister kan Skatteverket besluta om en kontrollavgift.

Det här är alltså inte något du väljer att uppfylla. Det är grundkravet som gör att systemet över huvud taget får användas i din restaurang.

Finns det undantag för små restauranger?

Det finns ett undantag för försäljning av obetydlig omfattning. Företag vars försäljning mot kontant- och kortbetalning inte överstiger ett visst antal prisbasbelopp per år, inklusive moms, kan vara undantagna. Både antalet prisbasbelopp och beloppet i kronor ska stämmas av mot aktuell nivå för året, eftersom prisbasbeloppet ändras årligen.

Fråga att kontrollera	Var i regelverket
Måste jag ha certifierat kassaregister?	Skatteförfarandelagen kap 39
Kontrollenhet eller kontrollsystem?	Skatteverkets föreskrifter
Är kassan anmäld?	Skatteverket, anmäl kassaregister
Kvitto vid varje köp?	Skatteverket, kvittokrav
Omfattas jag av undantag?	Skatteverket, obetydlig omfattning

Checklista: så jämför du kassasystem för restaurang

Den här delen är redaktionell och bygger på hur mindre restauranger faktiskt jobbar. Gå igenom punkterna leverantör för leverantör.

• Uppfyller systemet Skatteverkets krav på certifierat kassaregister med kontrollenhet eller kontrollsystem?
• Är kassan enkel att anmäla till Skatteverket?
• Klarar systemet SKVFS 2021:17 och XML-uttag ur journalminne?
• Integration mot bokföring, betalterminal och Swish
• Online-beställning, QR-meny och avhämtning
• Bordshantering, delade notor och dricks eller servisavgift
• Personalroller, behörigheter och tidrapportering
• Rapporter som z-dagrapport och försäljningsstatistik
• Offline-läge vid nätavbrott mitt i lunchruschen
• Total kostnad: licens per månad, hårdvara, transaktionsavgifter och support
• Skalbarhet om du går från en till tre enheter
• Support på svenska och tydlig drifttid

Qopla är ett exempel på ett kassasystem byggt för restaurang, med bordshantering, delade notor och QR-meny i samma system. Oavsett vilken leverantör du landar i: kör checklistan i samma ordning för alla, annars blir jämförelsen skev.

Sammanfattning

Börja med lagkraven. Systemet måste vara tillverkardeklarerat, kopplat till certifierad kontrollenhet eller kontrollsystem, och anmält till Skatteverket. Kvitto ska erbjudas vid varje köp, och från 1 januari 2027 gäller SKVFS 2021:17 med XML-uttag för journalminne. Först när grunden sitter jämför du funktioner och pris.

Nästa steg

Verifiera aktuella siffror och undantagsgränser direkt hos Skatteverket innan du bestämmer dig, och prenumerera på Krogpassets nyhetsbrev för uppdateringar när regler och belopp ändras.