Kassalagen 2026: vad gäller för din restaurang

Kraven på kassaregister känns ofta som en djungel av lagtext och paragrafer. Den här artikeln refererar vad Skatteverket säger, punkt för punkt, så att du som driver en mindre restaurang vet vad som gäller 2026 och vad som ändras 2027. En terminologisk notis först: det många kallar "kassalagen" (lagen 2007:592) är sedan 2012 inarbetat i skatteförfarandelagen, 39 kap. Skatteverket talar därför om "krav på kassaregister".

Vem måste ha kassaregister?

Enligt Skatteverket ska företag som tar emot kontant- eller kortbetalning registrera försäljningen i ett kassaregister. Det gäller även betalningar som tas emot elektroniskt, till exempel via Swish.

Skatteverket räknar upp vad som avses:

• Kontant betalning: sedlar och mynt, presentkort samt kuponger som löses in hos ett annat företag.
• Kortbetalning: konto- och kreditkort samt andra elektroniska betaltjänster som Swish.

För restauranger finns en särskild FAQ hos Skatteverket som säger att all sådan försäljning ska registreras och att kunden ska erbjudas kvitto.

Var går beloppsgränsen 2026?

Skatteverket säger att den som säljer kontant eller mot kort för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader inte behöver ha ett tillverkardeklarerat kassaregister. Då anses den kontanta försäljningen vara av "obetydlig omfattning".

Fyra prisbasbelopp för 2026 motsvarar cirka 236 800 kr, utifrån ett prisbasbelopp på 59 200 kr.

De flesta restauranger med normal omsättning passerar den gränsen. I praktiken är undantaget därför sällan tillämpligt för en restaurang.

Vad menas med ett certifierat kassaregister?

Skatteverket säger att kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem.

Skatteverket påpekar att formellt certifierade kassaregister inte finns, men att kombinationen tillverkardeklarerat register plus certifierad kontrollenhet i vardagstal ofta kallas "certifierat kassaregister".

Måste du alltid erbjuda kvitto?

Enligt Skatteverket ska den som är skyldig att använda kassaregister alltid ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto. Det gäller oavsett om kunden betalar kontant eller med kort.

Skatteverkets regler säger:

• Kvittot får vara i pappersform eller elektroniskt. Näringsidkaren bestämmer.
• Kvittot ska tas fram även om kunden inte begär det. Kunden har dock ingen skyldighet att ta emot det.
• Ett kvitto på enbart kortbetalningen, alltså en kontoslip, är inte ett kassakvitto.
• Texten på kassakvittot ska vara på svenska, danska, norska eller engelska.

Den som inte är skyldig att ha kassaregister är enligt Skatteverket inte heller skyldig att erbjuda kvitto.

Vilka undantag finns?

Skatteverket beskriver tre grunder för undantag: generella undantag i lag, beslut som Skatteverket fattar i ett enskilt fall, och föreskrifter där Skatteverket meddelat undantag för vissa situationer.

Generella undantag som Skatteverket nämner:

• Kontant- eller kortförsäljning av obetydlig omfattning, det vill säga högst fyra prisbasbelopp per år.
• Fakturerad försäljning omfattas inte av kravet.
• Verksamhet som är befriad från skattskyldighet enligt inkomstskattelagen, bland annat stat, regioner, kommuner och vissa ideella föreningar.

Utländska företag utan fast driftställe är enligt Skatteverket inte undantagna.

Enligt Skatteverket kan ett företag ansöka om individuellt undantag om det bedöms oskäligt att använda kassaregister, eller om tillförlitligt underlag för skattekontroll kan tillgodoses på annat sätt.

Hur anmäls kassaregistret till Skatteverket?

Skatteverket säger att ett kassaregister som ska användas ska anmälas till Skatteverket. Reglerna enligt Skatteverket:

• Endast behörig företrädare kan anmäla. Vid flera firmatecknare behövs ett registreringsombud.
• Du anger tekniska uppgifter om registret och kontrollenheten samt verksamhetens namn och adressen där registret används.
• Du får bekräftelse inom två dagar och ett registreringsbevis om inga ändringar inkommer inom 14 dagar. Registret får användas så snart det är anmält.
• Ändrade förhållanden, som nytt register eller ny adress, ska anmälas inom två veckor.

Vad kan Skatteverket kontrollera?

Skatteverket gör regelbundna tillsyns- och kontrollbesök utan föranmälan. Syftet är att kontrollera att det finns ett kassaregister som uppfyller kraven och att det hanteras rätt.

Vid besöken kan Skatteverket enligt egen uppgift göra kundräkningar, kontrollköp, kvittokontroller och kassainventeringar.

Skatteverket anger en kontrollavgift på 12 500 kr vid överträdelse och 25 000 kr vid en ny överträdelse inom ett år. Att fortsätta sälja utan att registrera i kassaregistret, till exempel vid driftavbrott, är enligt Skatteverket grund för kontrollavgift.

Vad ändras 2027?

Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister, SKVFS 2021:17, som ersätter det äldre regelverket.

De förändringar som Skatteverket lyfter fram:

• Betaltjänster som Swish räknas som kontant betalning enligt de nya föreskrifterna.
• Har kassaregistret ett så kallat journalminne ska det kunna ta fram registreringar i formatet XML.

Kontakta din kassaleverantör i god tid för att stämma av att din utrustning uppfyller den nya föreskriften.

Ska du byta kassaregister för att möta kraven finns en praktisk guide om hur du byter kassasystem utan att stänga en dag.

Sammanfattning

Passerar din restaurang cirka 236 800 kr i kontant- och kortförsäljning per år ska du enligt Skatteverket ha ett tillverkardeklarerat kassaregister med certifierad kontrollenhet, anmäla det till Skatteverket och alltid erbjuda kvitto. Kort räknas redan som kontant, och från 2027 gäller detsamma för Swish enligt SKVFS 2021:17.

Nästa steg

Stäm av om din försäljning passerar beloppsgränsen och kontrollera att ditt kassaregister har en giltig, certifierad kontrollenhet inför 2027. Är du osäker på om utrustningen klarar den nya föreskriften, kontakta din kassaleverantör.